◎文/ 杨大伟
秘书工作是高校领导科学决策的重要支撑。高校秘书在日常工作中,需处理好三种关系,发挥好联通交会、协调内外的枢纽作用。
处理好服务领导与服务师生员工的关系
高校秘书具有双重身份——既是群众中的一员,又是校领导联系群众的桥梁。在服务领导直接联系群众的同时,秘书也要在助手的平台上发挥联系群众的应有作用,广泛认真地倾听师生员工的心声,站在师生员工的角度换位思考。秘书要做一个有心人,及时收集群众对学校发展的意见和建议,将师生员工乃至更广范围内群众反映强烈的问题,经过调查研究和思考研判后报给学校领导,力争使问题和矛盾在第一时间得以预防和处理,防患于未然。
对于高校秘书而言,服务学校领导和服务师生员工,是工作中互益互补的两个中心,切莫以服务领导为核心而将自己与广大师生员工隔离开来,给人“门难进、脸难看、话难听”的印象。如果能把这两个方面有机结合起来,高校秘书不仅可以从大学组织的顶层获得宝贵的视野和锻炼,也能从师生员工广泛的根基中得到源源不断的支持和养分。
处理好被动服务与主动服务的关系
秘书工作具有辅助性,这决定了秘书工作的被动性特征。但在实际工作中,秘书切忌习惯于被动应对,而要深刻理解和把握工作规律,在积累经验和深思熟虑的基础上,结合具体情况主动而为。就学校工作而言,很多事务具有明显的周期性,如夏季毕业、秋季开学等。在工作中,高校秘书要养成勤查校历、勤看通知、善于思考、善于总结的习惯,尽可能提前掌握必要的信息,预判下一阶段可能发生的事情,留出充分时间提前准备。
《读书》原主编沈昌文先生曾担任人民出版社原副社长王子野的秘书。沈先生有次提到,自己当秘书时,当得知领导第二天要讨论什么问题,头一天晚上就在图书馆下功夫准备。有次会上领导问,斯大林批判托洛茨基的那段话怎么说的,他就告诉领导是怎么说的。领导说:你连这都看过呀!其实这是因为沈昌文先生熟练掌握了秘书工作的规律,主动做了大量的前期工作。
在高校秘书工作中,化被动为主动需要掌握一定的工作技巧。如,尽可能多地了解和掌握学校全局性工作和各段时期的中心工作,洞悉领导的思路和工作节奏,并在行动中加以理解和落实,同时还要逐步建立和丰富自己的工作数据库。被动与主动之间真正的距离,是工作态度的差异。做好一件事情,关键在于行动,根本在于态度。如果把自己所从事的工作当作事业来经营,那么工作就不会有被动与主动之分,而只有做得好与不好或好与更好的差别。
处理好事务性与思想性的关系
国家和社会对高校办学水平的期望不断提高,客观上也对高校秘书工作提出了越来越高的要求。在这种背景下,高校秘书不能只限于做具体事务的协调者和落实者,而要在繁忙的工作之外挤出时间坚持学习,不断提升,怀着兴趣去思考,带着问题去研究,形成学习、思考与工作的良性循环,成为一个“学习型”“思想型”的助手。在高校这个学术氛围浓厚的社会组织中,秘书的服务对象,无论是学校领导,还是教师或学生,文化修养和知识水平都很高。高校秘书只有兼收并蓄、博学多知,才能在工作中得心应手、赢得信任。与此同时,高校秘书还要在知识积累的层次上不断提升自身气质和内涵,在内外交往中展现出扎实的综合素养与思想水平,让每个与其接触的人能产生良好印象。
胡乔木被誉为“我们党内的第一支笔杆”,是高校秘书工作者学习的典范。一位领导同志谈起胡乔木的学识,曾深有感触地讲:“你跟他说话,就使你感到,你所知道的东西他都知道,而他知道的东西,你看不到边。”退休之后,胡乔木每天仍坚持做三件事:学习、思考和写作。如何学习不止、思考不息、笔耕不辍,如何以勤奋的学习反哺工作,形成学习、思考与工作的良性循环,胡乔木为我们树立了标杆。
秘书工作可以使人得到全方位锻炼,身处这个岗位,要牢记使命、珍惜机遇、脚踏实地,特别是在高校这样一个知识分子云集、思想文化交会的环境中,更不能满足于服务细致、保障到位的层面,而要做一个有心人、思想者和多面手。(来源:《秘书工作》201502期 作者单位:北京大学党办校办)