第一章 总 则

第一条 为加强机要文件管理，确保国家秘密安全，提高机要文件处理效率，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《湖北大学公文处理办法》（校办字﹝2012﹞14号）的相关要求，结合学校实际情况，制定本规定。

第二条 本规定所称机要文件是指学校机要室通过机要交通、机要通信等渠道收到的校外涉密文件和资料。

第三条 学校机要室是学校机要文件管理机构，学校配备政治素质高、业务能力强的工作人员作为机要员从事机要管理工作。

第二章 收发和登记

第四条 收取和传递机要文件，一般由机要员通过机要交通和机要通信渠道进行。纸质机要文件的传递，须采取专人专车进行。校领导及校内各单位外出参会带回的机要文件，一律交学校机要室登记保管，并严格履行转接手续。

第五条 机要员收到机要文件后，应及时检查核对，并将文号、标题、份数、密级等信息进行详细登记。

第三章 传阅、查阅和借阅

第六条 机要员履行登记手续后，将机要文件及时送学校办公室负责人提出拟办意见，再由机要员按照意见直接呈送、当面递交给有关校领导阅批，并做好送阅记录。

第七条 校领导按照“及时阅办”的原则阅批机要文件，在上（下）午下班前将机要文件及时退回给机要员。

第八条 机要员接到校领导退回的机要文件后，应及时通知相关单位负责人阅文，阅文对象须遵照文件规定的传达范围及校领导指示确定，不得随意扩大或缩小阅文范围。

第九条 单位负责人在接到阅文通知后，应尽快到机要阅文室阅文，并履行阅文登记手续。

第十条 任何人在阅文时应遵循阅文规则，不得擅自复印、毁坏机要文件，不得使用手机等具有拍照、摄像功能的工具私自复制文件的内容。摘抄机要文件内容，必须记录在保密记录本中，并按照相关保密要求进行管理。

第十一条 机要员在交接机要文件过程中，应比对送阅记录逐件清点机要文件，发现有遗漏的应及时询问查找。

第十二条 因工作需要进入机要阅文室查阅或借阅机要文件者，必须遵守学校机要阅文室的相关管理规定，履行查阅、借阅手续。

第四章 复 印

第十三条 机要文件一般情况下不得复印，确因工作需要复印的，须向文件原发文机关提出申请，履行复印手续，经批准后方可复印，并加盖复印戳记。复印件视同原件严格管理，用后交回学校机要室。绝密级文件一律不得复印。

第五章 管理和归档

第十四条 机要员要认真做好机要文件的保密保管工作，必须将机要文件存放在密码文件柜或密码保险柜中进行保管。

第十五条 机要文件不得带回家或带到公共场所。如遇特殊情况需要携带机要文件外出的，应经学校办公室负责人同意，报业务主管校领导批准后，办理登记手续，并由2人同行严密看管。携带机要文件外出时，必须将文件放在公文包中并乘坐有安全保障的交通工具。

第十六条 机要文件应定期检查、清理，如发现有文件丢失、泄密现象，应及时查找并向主管领导和有关单位报告。

第十七条 每年年初，机要室按照学校档案管理规定将上一年度文件分类立卷、归档，按时交校档案馆存档。档案馆应设立专门库房，对归档的机要文件进行保管。借阅已归档的机要文件，必须办理借阅、审批手续。

第六章 清理和销毁

第十八条 每年年初，机要员须将上年度市地师级文件按要求清退回上级发文单位（部门）。对于其他机要文件，要认真填写中共中央、省委文件清退情况统计表，上报发文单位（部门）。

第十九条 严禁把文件、资料当废品出售，对于需要销毁的文件资料，应做好清册并经主管校领导签批后送省国家保密局销毁站统一销毁，并有2人监销。机要文件的登记、传阅、借阅、归档、清退和销毁等原始记录，应长期保存备查，不得随机要文件一同销毁。

第七章 附 则

第二十条 本规定由学校办公室负责解释。

第二十一条 本规定自印发之日起施行。