（征求意见稿）

第一章 总 则

第一条 根据《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号，以下简称《办法》）和《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》（鄂政发[2001]46号，以下简称《细则》），结合我校实际，制定本规定。
第二条 学校行政公文是在学校行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。校长办公室是学校行政公文处理的管理机构，主管学校行政公文处理工作并指导校内各单位的公文处理工作。
第三条 校内各单位应有一位领导同志分管本单位公文处理工作，并有相对专职的公文处理工作者。
第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全，努力实现规范化、制度化、科学化。学校各级领导应当把公文处理视为机关的一项重要的基础性工作予以高度重视，模范地遵守本规定，切实加强对本单位（部门）公文处理工作的领导和检查。要采取切实措施加强对办公室文秘人员和各单位公文处理工作者的培训和教育，使其不断提高政治和业务素质。

第二章 公文的种类和格式

第五条 校内行政公文的种类主要有：决定；通告；通知；通报；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。应当根据行文需要，严格按照《办法》、《细则》规定规范使用公文文种，同时注意以下几点：
（一）用于公布学校及社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，使用“通告”。
（二）“通知”属于知照性文种，“通报”属于陈述性文种，应根据需要区分使用。
（三）“报告”和“请示”均属上行文，应根据需要区分使用，不可混用、并用。
“报告”属于陈述性上行公文，根据所报事由，可以分为事前、事中、事后报告，不要求上级单位批复。
“请示”属于请求性上行公文，只可事前请示，要求上级单位作出批复。
（四）“意见”作为上行文，应按照请示性公文的程序和要求办理；作为下行文，下级单位应遵照执行；作为平行文，仅供对方参考。
（五）应根据需要正确区分使用“函”、“请示”文种：
不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，一律用“函”。作为主要文种之一，“函”与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。
向上级机关请求指示、批准用“请示”。
第六条 公文格式必须严格执行《办法》第十条、《细则》第十一条的规定，同时应符合下列要求。
（一）上行文应当标识签发人姓名。其中“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。
（二）公文标题一般由发文机关全称或规范化简称、事由、文种三个部分组成。标题中的事由应当准确简要地概括公文的主要内容。标题中除对法律、法规、规章名称和书名加书名号外，一般不用标点符号。
（三）公文的主送机关应当使用全称或规范化简称、统称。以学校名义下发的校内文件，主送单位名称按惯例为“校内各单位”、“校内有关单位”（具体名称移至主题词下，抄送机关之上，按先综合部门、后职能部门与直属单位、先党务部门、后行政部门的顺序排列。）。
（四）成文日期以负责人签发的日期为准。成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“0”。
（五）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的外，应当加盖印章。
（六）附注是对公文的发送范围、使用时需注意事项及与公文有关的情况说明，加圆括号标识在成文日期下1行。
（七）公文应当标注主题词。上行文主题词按照《国务院公文主题词表》标注，先标类别词，再标类属词，最后标文种，词目最多不超过5个，词目之间空一字。
（八）抄送机关指除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
第七条 行政公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第三章 行文规则

第八条 行文应当确有必要，注重效用。
第九条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
第十条 非经学校授权，校内任何二级单位和个人均不得以学校名义对外行文。
第十一条 为保证学校政令统一，除校办及在校办备案批准的外，校内二级单位不得以部门名义行文。

第四章 公文办理

第十二条 公文办理分发文办理和收文办理。
第十三条 发文办理包括公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、传递等程序。发文办理应严格执行《办法》、《细则》的相关规定，同时应符合下列要求。
（一）公文拟稿根据内容由主办单位负责，非职能部门业务范围内的综合性和重要文件由校办拟稿。
草拟公文应当做到：
1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
3.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
4.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
5.结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
6.应当使用国家法定计量单位。
7.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
8.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
9.拟稿、审稿、核稿和签发要按规定使用钢笔或毛笔书写。
10.拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致的，主办部门可以列明各方依据，提出建设性意见，并与有关部门会签后请校办协调或校领导裁定。
(二)公文送主管校领导签发前，应当由校办文秘工作人员进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
凡未经校办审核而直接报送校领导的文件，校办将按照行文程序予以返回。
(三)公文经校领导签发后，需要修改的，应按程序复审。
第十四条 收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收文办理应严格执行《办法》、《细则》的相关规定，同时应符合下列要求：
（一）拟办。对于校外来文，校长办公室应根据内容提出拟办意见转相关部门承办或送呈校领导批办。拟办意见应尽可能体现建设性、完整性。
（二）批办。审批公文时，对有具体请示事项的，主批校领导应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。对校领导审批过的公文，由办公室登记后及时转有关部门办理。
（三）承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。学校要求校内各部门对校领导有明确批办意见的公文，在收文后的第二个工作日下班前作出答复，对由校长办公室转办的公文，在收文后的三个工作日内作出答复。办理中遇有涉及其他部门的事项，主办部门应主动同有关部门协商办理，有关部门应在主办部门的时限要求内作出答复；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调；如仍不能取得一致，主办部门应将各方意见据实回告校长办公室并提出建设性意见请求协调或呈请学校领导裁定。 （四）催办。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，校办文秘部门要负责催办，对紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第五章 附 则

第十五条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应归档的公文。
第十六条 电子文件的处理，待国务院办公厅、湖北省人民政府制定有关规定后遵照执行。
第十七条 本规定适用于全校各行政单位（部门），未尽之处参照《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》办理，由校长办公室负责解释。