一、收文处理程序
（一）上级部门来文的处理程序
1、所有文件拆阅后应逐一登记，然后将“文件传阅批办单”贴附在文件首页。
2、将文件交学校办负责人签写批办意见。
3、按照学校办负责人批办意见呈送有关校领导批示。
4、根据学校办负责人批办意见和校领导批示意见办理。
5、将办理完的来文归档。
（二）校外单位来往函件的处理程序
凡标有“湖北大学（党委）收”、“湖北大学学校办公室收”或其他未指明校领导个人亲收的信件，学校办机要秘书均应拆阅、登记、分类，并按下列规则办理：
1、需要校领导批示具体意见的，按照上级部门来文的处理程序处理。
2、属学校办职责范围内的事项，报学校办主任或分管主任阅处。
3、属于群众来信的，按信访工作程序处理。
4、属于组织函调的，转交党委组织部处理。
5、将重要函件转交其他职能部门时，应履行签收手续。
二、收文工作要求
（一）收文处理总原则
1、必须做到及时、准确、保密，不拖拉、不积压。
2、根据文件内容分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送校领导阅批的同时，复印一份送相关职能部门。
3、传阅时，应以学校办机要秘书为中心点进行传阅，尽量避免文件传阅对象之间的横向传阅。
4、如遇校领导和职能部门阅文时间过长，应通过适当方式及时提醒。
5、及时催办，定期检查文件阅办情况。
（二）具体环节要求
1、登记：收到文件首先要检查文件袋有无破损，发现问题要及时查明原因并向发文机关报告；收文后及时拆封、清点、查对；各种文件、资料要分别登记，注明来文日期、文件号、标题、密级、份数。
2、送阅：密级文件应及时送相关校领导阅批，并存放保险柜内。厅级以下领导阅览密级文件须到机要室。
3、借阅：建立借文登记本；借出文件时，应审查借阅人是否符合文件阅读范围的规定；严格履行借阅登记手续；归还文件时，经核对无误后，立即注销。
4、回收和销毁：每年及时向省委办公厅清退省军级以上文件；每年按规定将可留存的文件送交校档案馆存档，其他文件按省保密局要求销毁。
