为了进一步规范学校办接待工作，树立良好形象，提高接待水平，特制定本制度。
一、接待原则
1、对等接待原则。接待来宾时，要考虑到其身份、来访的性质以及双方关系等因素，安排身份相当的领导接待。
2、对口接待原则。接待来宾时，要根据来宾的身份和工作部门安排相关单位对口接待。
二、接待要求
1、诚恳热情。接待上级部门或是下级单位的来宾时，都要一视同仁、热情接待、诚恳帮助。
2、注重礼仪。接待工作中要注重礼仪，做到仪表整洁、衣着得体，举止稳重端庄、从容大方，言语礼貌文雅。
3、细致周到。接待工作中要多动脑，勤思考，综合考虑，注重细节，确保各项工作细致入微，有条不紊，不出差错。
4、勤俭节约。接待工作要分清公私界限，遵守财务制度。要严格接待标准厉行节约，勤俭务实，不搞形式主义，禁止铺张浪费。
5、保守秘密。在重要的接待工作中，参与接触到一些机要事务、重要精神、秘密文件时，要注意保密，不得随意对外泄露。
三、接待范围
学校办主要负责有校领导参加的接待工作和综合性接待工作，主要包括以下方面：
1、上级领导及地方政府、企业单位领导来校视察；
2、兄弟院校来访；
3、涉及校内多个单位的综合性接待工作；
4、大型专项接待工作。
四、接待内容
1、会见。接待活动一般安排相应的会见。安排会见前要充分了解来宾的需求，做好相关工作。
（1）根据来宾的身份和来访目的，按照对等接待原则，协调有关校领导和部门负责人参加会见。
（2）根据来宾的时间要求合理安排会见时间及地点。重要接待活动一般安排在会展中心，一般性接待活动安排在其他会议室。
（3）提前通知有关校领导和参会人员按时参加会议，必要时请其提前到会，并提醒携带有关物品及文件资料。
（4）协调会务工作，通知有关部门准备会场，根据具体情况安排茶水、鲜花、水果、音响话筒、席位牌、多媒体设备、服务员等。
（5）根据具体情况准备会议材料，如汇报材料、主宾双方身份介绍材料、简单文具及纪念品等。
（6）协调做好有关宣传报道工作。
2、住宿。如来宾有住宿需要，提前了解其住宿要求、起止时间和房间数量等并及时预定。重要来宾的房间酌情安排鲜花、水果等。
3、餐饮。根据来宾的日程，安排适当的宴请和工作餐，做好其在校的餐饮安排。要根据客人的餐饮习惯安排就餐，注意外省来宾的饮食习惯和少数民族来宾的特殊饮食要求等。
4、车辆。接待活动之前要掌握来宾到校和离校的具体时间，安排车辆接送，到校之后根据来宾的活动要求安排相应车辆。
5、参观。根据来宾的要求，可安排相应的参观。参观时间要紧凑，内容要详实，能够展示学校的特色。参观过程中可请有关单位负责人现场介绍，并注意各参观点的衔接。需要安排来宾到校外参观的，可视实际情况做适当安排。
五、工作流程
1、编报来访信息
通过电话、传真、信函等途径接到来访信息时，要认真全面了解来宾人数、姓名、职务、性别，来访目的，抵、离时间及方式，接送站要求，住宿要求等，报学校办主任签批后上报有关校领导。
2、制定接待方案
重要接待工作要制定接待方案。工作人员将领导审定后的接待方案与来宾沟通，若有变化及时报告学校办主任和有关校领导。确定后的接待方案分送参与接待的校领导、有关单位和来宾。
3、开展接待工作
根据接待方案开展接待工作。
4、做好接待总结
（1）接待完毕，根据有关规定及时结算接待费用，特别是专项接待工作，结束后要及时清理、汇总所有费用，专事专报。
（2）做好接待工作文书资料的归档。收集整理接待方案、重要来宾的情况介绍、活动的新闻报道等，统一归档。
六、接待标准
1、住宿
（1）接待来宾时住宿一般安排在校内学术交流中心，房间为标准间。若重要领导来访或来宾有特殊住宿要求，可安排在校外酒店，房间标准也可适当调整。
（2）上级单位领导或其他重要来宾来校视察或访问，住宿费用由学校负责。兄弟单位领导来校访问，住宿费用自理。
2、餐饮
（1）接待来宾一般安排一次正式宴请，宴请地点可视情况安排在校内或校外酒店。除宴请外，其他就餐一般安排工作餐，地点原则上安排在校内学术交流中心或嘉会园，可由相关单位负责人陪同，但要尽量控制陪餐人员人数。
（2）校内就餐标准为早餐10元/人，中、晚餐40元/人，接待重要来宾标准可适当提高。校外就餐标准视具体情况而定。
七、本制度自印发之日起施行。
