校内各单位：
根据《中共湖北大学委员会常委会议事规则》、《湖北大学校长办公会议事规则》、《湖北大学关于落实“三重一大”决策制度的实施办法（试行）》等文件精神，结合省委专项巡视组提出的有关工作要求，为进一步贯彻落实学校“三重一大”决策制度，严格执行民主集中制，规范党委常委会、校长办公会（以下简称“会议”）相关工作，尤其是进一步规范“三重一大”决策事项在报请会议决定前征求意见等工作，结合学校实际情况，现提出如下意见：
一、提高思想认识。会议是传达学习上级精神、安排部署学校工作、研究决定“三重一大”事项的重要方式和有效手段。各单位要深刻认识会议的重要性和严肃性，自觉做到讲政治、守规矩，局部服从全局、个人服从组织，严格按照有关规定，认真做好会议相关工作，严格遵守会议纪律。
二、加强会前沟通协调。按照“分类、归口、集中”的原则，依据工作职责归口确定议题牵头单位（以下简称“牵头单位”）。牵头单位负责议题酝酿提出、拟订方案、征求意见、组织论证、技术咨询、风险评估、合法性审议等环节，在各方达成一致的基础上，提报会议决策；意见不能达成一致的，要报请分管校领导做进一步协调；凡提报议题没有取得一致意见的，一律不予上会。
三、明确议题提报程序。牵头单位负责填写《湖北大学党委常委会/湖北大学校长办公会议议题提报表》（附件1），并提交相应会议汇报材料，履行有关审批程序后提报会议决策；不得跳过提报程序，临时增加会议议题。
四、规范会议汇报材料。牵头单位负责撰写汇报材料，汇报材料要简明扼要、突出重点，主要汇报议题的核心内容和需研究确定的事项，对材料形成过程、前期准备工作等无关决策的内容点到为止，避免“穿靴戴帽”。涉及数据、对比方案、上级精神、其他单位做法等背景资料，应以图表或文字形式列为附件，供会议决策参考；对意见、办法等规范性文件或其他篇幅较长、难以压缩的材料，应以“要点说明”的形式提交汇报材料，同时将全文列为汇报材料的附件；汇报材料中尽量不出现校领导姓名，可表述为“分管校领导”。
汇报材料格式要求（附件2）须符合《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）的有关规定，正文一般控制在3000字以内，汇报时间一般不超过15分钟。
五、规范有关时间安排。每学期周三上午根据议题内容，召开党委常委会或校长办公会，遇有特殊或紧急情况另行安排。
为提高议事效率和决策科学性，确保提报议题能在会前充分酝酿，除紧急情况外，牵头单位须在会议召开前3个工作日提交合规的汇报材料纸质版和电子版，汇报材料电子版须合并为一份电子文档。提交的纸质版材料和电子版材料内容须完全一致，对格式不规范、要素不齐全的，由议题牵头单位负责修改完善。学校办公室须在会议召开前2个工作日将汇报材料分送参会人员。需要使用PPT、视频等多种形式汇报的，应提前1个工作日将PPT、视频等电子文件提交学校办公室。
六、严格会议纪律。参会人员按照会议通知的时间、地点，携带好会议材料，准时参加会议。会议列席单位参会人员为本单位主要负责人，原则上不得请假，不得擅自安排其他人员顶替参加，如遇特殊情况，应至少提前1个工作日填写《湖北大学党委常委会/校长办公会请假审批表》（附件3）并获准后，方可安排其他人员顶替参会；在会议纪要制作过程中，列席单位主要负责人、顶替参会人员均须会签意见。
会议期间，不得随意进出会场，不得处理与会议无关的事务，不得在汇报讨论时使用手机等通讯设备。确需提前离会的，必须事先向会议主持人报告并获准后方可离开。
七、规范集体讨论过程。会议出席人数必须达到法定人数要求，根据决策事项需要，可酌情安排有关单位主要负责人或邀请有关专家学者列席会议。
集体讨论由党政主要领导主持或由党政主要领导委托其他校领导同志主持，会议一般按照议题分管校领导作简要说明、牵头单位主要负责人对议题作补充说明并报告前期论证情况、集体讨论、决策决定的程序进行。
为确保集体讨论过程能够实现，与会人员应当充分发表意见，领导班子成员因故不能参加会议的，可以书面形式在会上发表意见；会议主持人应当最后发表结论性意见，不得在集体讨论时进行引导性发言或首先发表结论性意见。
集体讨论无法达成一致时，对于比较紧急的重大事项，党政主要领导有权作出决定，但须充分陈述理由并做好记录；对于不紧急的重大事项，应当暂缓决定，会后进一步论证与沟通后再集体讨论决定。
八、严格保密纪律。属信息公开范围的议题，应按照有关规定程序及时公开；属保密范围的议题，参会人员须按照保密工作有关要求，妥善保管会议材料，按规定范围通报结果，不得随意扩散。
九、加强决策执行、反馈与调整。重大事项决策作出后，牵头单位要针对决策事项特点，制定具体的跟踪反馈计划，明确对决策事项执行情况跟踪调查的期限、内容及方法，及时在校领导班子例会上通报决策执行情况。
重大事项决策在施行过程中，牵头单位可适时组织第三方评价机构对决策执行效果进行综合评价，根据综合评价提出决策延续、调整和终结的意见，并按有关规定程序确定针对此项决策的处理意见。
对贯彻落实过程中发现的以及各方面反映的问题，牵头单位要主动进行调查分析，查清问题产生的原因，提出处理意见，并及时予以反馈。
十、严格督察督办。学校办公室要根据有关督查督办工作要求，定期对会议决策事项办理情况进行全面督查，酌情对重大决策事项进行专项督察。对决策事项落实不到位、造成不良影响的，纪检监察部门要按相关规定予以问责。
十一、强化档案管理。牵头单位要探索建立重大事项决策的案卷制度，做好议题酝酿提出、拟订决策方案、征求意见、专家论证、风险评估、合法性审议、决策执行、反馈与调整等所有环节中各类文件、记录以及重要资料的档案管理工作，要做好决策全过程的痕迹化和可追溯性管理。
学校办公室要做好会议记录整理和会议纪要制作工作，如实、准确记录会议集体讨论过程，根据会议决策编印有关会议纪要。
附件：
1.《湖北大学党委常委会/湖北大学校长办公会议题提报表》
2.汇报材料格式要求
3.《湖北大学党委常委会/校长办公会请假审批表》
中共湖北大学委员会 湖北大学
2016年9月21日
